スマートにビジネス情報を管理する「Evernote」
今でこそスマートフォンをビジネス向けに使用することが当たり前になっていますが、ほんの数年前まではスマホの使い勝手がわからず、積極的に利用ができないという企業も多く見られていました。そんな流れを大きく変えるきっかけとなったのが「Evernote」というアプリ・ツールです。
「Evernote」はビジネス向けクラウドサービスのさきがけ的な存在であり、テキストや作成データだけでなく、Webページや写真などあらゆる情報を一元的に管理できるという非常に便利なものです。複数のアプリを使用することでごちゃごちゃになっていたアイコンやデスクトップを、ひとまとめにできるスマートなビジネスツールとして大人気となり、一気にユーザー数が増えました。
また、アイコンやUIなど全てのデザイン性が高くスタイリッシュなことから、IT企業やベンチャー企業で積極的に導入されるツールとしても有名になっています。他のビジネス向けツールと大きく異なるのが特定の機能に限定したものではなく、一つのアプリで多数の機能を備えているということです。そのため、導入をするときにはそれぞれの企業の実情に合わせた使い方を自分たちで考えていく必要があります。
基本はノートブックの共有
多機能が特徴のEvernoteですが、機能の中心となるのはノートブックの共有です。Evernoteのノートブックは項目別に保存できるとともに、クラウド上で複数の人が同時に閲覧できるようになっています。
個人でアップロードをしなくても、Evernoteのノートブックを編集することで自動的に保存ができるので、常に最新の状態で記録をしていくことができます。そのため情報を共有するだけでなく同時に編集作業をしていくこともでき、大勢で一つのプロジェクトを行っていくときに大変便利です。共有は無料プランでは2台までとなっていますが、有料プランに切り替えることで無制限に使用台数を増やすことができます。
個性的なのが料金設定がアップロードをする容量ではなく、月ごとの通信量であるという点です。クラウドサービスとしてはDropboxやGoogle Driveといったものがありますが、それらはいずれもクラウドサーバー上の使用領域のサイズにより料金が変化します。
しかしEvernoteでは記録は基本的にローカル環境で行うこととなっており、編集をした際に発生する同期のための情報量によって使用制限が発生するのです。使いこなせるようになることでより便利に使用ができるのがEvernoteなので、個人の権限の大きいプロジェクトで導入することが推奨されます。